Jesteś pracodawcą i chciałbyś uniknąć uciążliwości związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji pracowniczej? Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które wprowadzą wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych.
e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (obecnie obowiązkowa jest papierowa postać). Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat
Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
Dzięki nowym przepisom będzie można również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 - 2018. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:
- oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018
- raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. Z 2018 r. poz. 357)